Gestion opérationnelle : les avantages d’une solution intégrée pour le secrétaire général de l’ordre

secrétaire général, ordre des avocats, gestion opérationnelle

Le Secrétaire Général, pivot stratégique de l’Ordre, jongle au quotidien avec une multitude de tâches en vue de remplir des missions aussi nombreuses que variées. En tant que responsable des services de l’Ordre, son objectif premier est de garantir le bon fonctionnement de l’institution tout en rationalisant les processus et en optimisant les ressources disponibles. Face à ces défis, l’adoption d’une solution de gestion de barreau adaptée peut faire toute la différence.

Simplifier les opérations pour gagner en efficacité

Dans un environnement où les missions de l’ordre sont de plus en plus nombreuses (gestion du tableau au fil des réformes successives, LCB-FT, suivi des procédures disciplinaires, etc.) la simplification des opérations administratives est cruciale. 

Prenons l’exemple du suivi de la formation continue des avocats. Ceux-ci doivent impérativement réaliser 20h de formation continue par an, sous peine de potentielles sanctions disciplinaires. Les modalités de comptabilisation varient selon les formats (cours suivis, dispensés, rédaction d’articles), suite à quoi diverses règles et exceptions s’appliquent (formations déontologiques obligatoires pour les jeunes avocats, formations de spécialités, modalités de report).

En l’absence d’outils dédiés, ce type de processus est traditionnellement géré avec des tableaux de suivi sur excel, des échanges de mail, et repose avant tout sur la compétence et la diligence des collaborateurs de l’Ordre. 

Le recours à une solution de gestion de barreau dédiée va permettre une centralisation et une simplification de ces processus, et de connaître en quelques clics le statut d’un avocat vis-à-vis de ses obligations de formation continue sans fastidieuse recherche de mails ou vérification de justificatifs. Les actions de suivi, minutieuses autant que chronophages, vont également pouvoir être automatisées, par exemple en relançant les retardataires par mail en un seul clic.

Optimiser les coûts sans compromettre la qualité des services rendus

La gestion financière rigoureuse est une priorité absolue pour le Secrétaire Général. Chaque euro compte, et il doit trouver le juste équilibre entre efficacité opérationnelle et contraintes budgétaires

Le recours à une solution de gestion dédiée présente ici encore de nombreux avantages, réduisant drastiquement le risque d’erreur et donc la qualité des services rendus aux avocats, tout en éliminant les tâches à plus faible valeur ajoutée. On peut ici citer l’exemple de la gestion des permanences, qui va pouvoir être rendue plus rapide, transparente et équitable grâce à l’adoption d’un outil dédié. 

Ce type de solution permet aux services de l’ordre de se mobiliser sur des tâches nécessitant véritablement leur expertise, qui ne sont parfois simplement pas réalisées, faute de temps (contrôle des SEL, LCB-FT…). 

L’utilisation de fonctionnalités comme le paiement en ligne et le suivi automatisé des cotisations procure également un avantage indéniable au niveau du budget ordinal, puisqu’il permet d’améliorer significativement le taux de recouvrement, et donc les ressources disponibles au financement de l’action de l’ordre.

Répondre aux besoins spécifiques de l’ordre

Chaque ordre a ses propres défis et exigences, hérités de son histoire et des engagements des bâtonniers successifs. Bien que les missions soient identiques, de fortes variations de contexte et de pratiques peuvent exister d’un barreau à l’autre, en fonction du territoire, de la prévalence de certains contentieux, ou encore de la taille des équipes de l’ordre et de leurs pratiques historiques.

Il appartient alors au secrétaire général de veiller à ce que la solution choisie soit parfaitement adaptée à son contexte, et corresponde à ses besoins effectifs en termes de fonctionnalités. Il est alors essentiel de s’appuyer sur une plateforme modulaire et personnalisable, capable de s’adapter aux besoins spécifiques de son Ordre. 

Pour revenir sur l’exemple des missions de permanences pénales, celles-ci peuvent recouvrir une variété importante en fonction du nombre de juridictions, de la typologie et du volume de permanences à effectuer, du nombre d’avocats inscrits, etc. Une solution pensée et développée pour un barreau donné peut en pratique ne pas convenir à un autre, c’est pourquoi il est essentiel de vérifier la présence des fonctionnalités clés (génération automatique des désignations, tableaux de permanences, synchronisation active avec le calendrier des avocats) autant que leurs capacités de personnalisation (libellés des permanences, fréquence, délai de carence, nombre souhaité par avocat…).

Une gestion administrative simplifiée pour un ordre performant

En conclusion, la gestion administrative peut représenter un défi de taille pour le Secrétaire Général, dont l’efficacité n’est pas toujours proportionnelle aux ressources qui y sont affectées. Les technologies disponibles permettent d’améliorer significativement l’efficacité de ces processus de travail, tout en réduisant le risque d’erreur, pour peu que l’on dispose d’une solution paramétrable et parfaitement adaptée au contexte et pratiques de l’Ordre.

Le choix d’une solution moderne, conviviale et paramétrable telle que DigiBarre peut permettre de répondre à l’ensemble de ces défis et à améliorer l’efficacité de l’action ordinale.

Pour en savoir plus sur la solution DigiBarre ou réserver une démo, n’hésitez pas à nous contacter.

L’application au service des avocats et des collaborateurs du Barreau.