Gestion des permanences : les avantages d’une solution intégrée pour les référents défense pénale

Table avec un calendrier, portable, café et agenda en ligne

Dans le domaine de la défense pénale, la coordination des permanences est un élément crucial pour assurer un accès effectif à la justice pour tous. Les référents défense pénale jouent un rôle essentiel dans cette coordination, en veillant à ce que les avocats de permanence soient disponibles pour répondre aux besoins des justiciables, que ce soit lors de gardes à vue, d’audiences urgentes, ou d’autres procédures pénales, tout en garantissant un maximum de transparence et d’équité dans les règles d’attribution de ces missions aux avocats. Pour répondre à ces enjeux complexes, disposer d’une solution de gestion des permanences intégrée est un atout indéniable.

Simplification des tâches administratives

La gestion des tableaux de permanences et des procédures associées peut rapidement devenir fastidieuse pour les référents défense pénale et les services de l’ordre. Il est en effet nécessaire de concilier les impératifs de disponibilités en fonction du type de permanence, et les souhaits des avocats en termes de volume, spécialisation et disponibilité. 

Il faut ensuite régulièrement compiler des tableaux indiquant les avocats désignés pour chaque plage de permanence, en observant une distribution la plus équitable possible. A l’issue de cette étape, il arrive régulièrement que certains avocats se déclarent finalement indisponibles ou échangent certaines permanences avec d’autres, compliquant un peu plus le suivi d’une répartition équitable. Enfin, les tableaux finalisés doivent être mis à disposition des juridictions avec indication des coordonnées téléphoniques des avocats, opération qui doit être répétée en cas de modification.

Traditionnellement, l’ensemble de ces tâches est réalisé par les services support de l’ordre, en coordination avec le référent défense pénale. Cela implique un nombre de tâches manuelles et fastidieuses conséquent, et notamment l’envoi de multiples emails, les mises à jour mutliples de tableaux excel, et parfois même le développement d’un algorithme maison dédié à la répartition entre avocats. Au-delà du caractère chronophage et répétitif de ces missions, ce mode de traitement est également source d’erreur puisque les acteurs impliqués peuvent être amenés à consulter différentes versions du tableau pour une même permanence.

Le recours à une solution de gestion des permanences d’avocat permet à l’inverse d’automatiser une part significative des tâches de backoffice telles que la liste des avocats disponibles par type de permanence en fonction de leurs propres souhaits, la génération des tableaux, les échanges et substitutions d’avocats (bourse aux permanences), et même la génération automatique de désignations personnalisées.

Enfin, l’outil peut également être ouvert en consultation aux tiers et aux juridictions, leur permettant de consulter des informations nécessairement à jour, évitant ainsi erreurs et vérifications répétitives. En pratique, on constate que le passage d’une gestion manuelle à une gestion digitalisée des permanences procure un gain de temps de l’ordre de 70 à 80% sur ce type de missions.

La garantie d’une répartition équitable des permanences

L’une des préoccupations majeures des référents défense pénale est d’assurer une répartition équitable des permanences entre les avocats, tout en respectant les contraintes et les disponibilités de chacun. Cette tâche peut être rendue plus complexe par les échanges et substitutions entre avocats, certains cherchant à obtenir un maximum de désignations, là où d’autres s’avèrent trop fréquemment indisponibles. Ceci est parfois source de mécontentement auprès des avocats, qui considèrent généralement que les problèmes de répartition sont exclusivement imputables aux services de l’ordre.

Le recours à une solution informatique dédiée offre la possibilité de définir et de paramétrer précisément les règles de répartition des permanences, en prenant en compte différents critères tels que la disponibilité des avocats pour chaque type de permanence, leurs propres contraintes d’agenda (notamment grâce à une synchronisation des tableaux dans les agendas en ligne des avocats en temps réel), la nécessité d’espacer certaines procédures entre elles, ou encore l’impossibilité de substituer un avocat s’étant lui-même déclaré indisponible. 

Une fois ces différentes contraintes intégrées, le référent défense pénale peut déterminer le nombre de permanences, leur durée, leur fréquence, ainsi que le nombre maximum de permanences qu’un avocat est susceptible de réaliser pour une période donnée. L’algorithme va ensuite attribuer automatiquement les permanences de manière objective sur la base de l’ensemble de ces contraintes, et être en mesure de justifier des choix opérés. 

Enfin, tout changement, échange ou substitution, que ce soit par les services de l’ordre ou les avocats eux-mêmes sont historisés, permettant ainsi de justifier finement et de manière exhaustive de l’ensemble des désignations.

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En plus de simplifier les opérations administratives, les solutions de gestion de permanences intégrées telles que DigiBarre offrent aux référents défense pénale un gain de temps précieux dans la gestion quotidienne des permanences pénales. Grâce à des fonctionnalités intuitives et conviviales, les référents peuvent rapidement consulter l’état des permanences, effectuer des modifications en temps réel, et communiquer facilement avec les avocats concernés. De plus, Digibarre offre une flexibilité et une adaptabilité permettant de répondre aux besoins spécifiques de chaque barreau, tout en garantissant une conformité aux règles et aux exigences métier.


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