Responsable budget : les avantages d’une solution intégrée

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A l’instar de tout acteur économique, les ordres d’avocats sont astreints à la tenue d’un budget et d’une comptabilité. Le responsable budget au sein d’un barreau joue un rôle crucial dans la gestion financière de l’organisation, chargé de veiller à ce que les ressources de l’ordre soient utilisées de manière efficace et transparente, et que les dépenses soient engagées à bon escient.

Dans le cadre de cette mission, l’utilisation par les services de l’ordre d’une solution de gestion intégrée peut s’avérer un atout précieux, que ce soit en améliorant le taux de recouvrement des cotisations, et ainsi les ressources disponibles pour l’ordre, ou en permettant de réduire certains postes de dépense.

Améliorer le taux de recouvrement des cotisations

Les cotisations ordinales versées par l’avocat constituent l’essentiel des ressources de l’Ordre, et déterminent donc très largement sa capacité d’action et d’initiative.

Dès lors, l’amélioration du taux de recouvrement des cotisations est souvent une priorité pour le responsable budget de l’Ordre. Pour diverses raisons, les retards ou les difficultés de règlement peuvent entraîner une baisse des revenus disponibles à laquelle il faudra faire face en fin d’exercice.

Un des leviers dont dispose le responsable du budget à cet égard est celui des process et des outils mis en œuvre dans le cadre de l’appel et du recouvrement des cotisations. Traditionnellement, celui-ci est réalisé avec des outils classiques tels que fichiers excel, relances par email, et transmission des règlements par virement ou par chèque, qu’il faut alors pointer. Ce mode de fonctionnement implique de nombreuses tâches manuelles et vérifications redondantes pour un même dossier, source d’erreurs et d’allongement des délais.

Une solution de gestion intégrant un système de paiement et de suivi des cotisations peut s’avérer être un véritable atout. Côté avocat, cela se traduit par un module de paiement en ligne et des rappels automatisés, source de gain de temps et de confort à l’occasion de ce qui est parfois le seul motif d’interaction avec l’ordre pour certains.

Du côté des services de l’ordre, cela permet d’adresser les appels et les relances en temps et en heure, ce qui augmente mécaniquement l’efficacité et les délais de recouvrement. Le fait de proposer des modalités de paiement variées (méthode de paiement, échelonnement si nécessaire) peut également améliorer le taux de recouvrement. Combiné avec une bonne stratégie d’appel et de relance, la digitalisation de cette activité permet d’améliorer le taux de recouvrement de 15 à 20%.

Limiter les dépenses de fonctionnement et éviter les doublons 

Le second levier majeur dont dispose le responsable du budget est celui de la maîtrise et de la rationalisation des dépenses. Il est couramment admis que certaines tâches répétitives historiquement effectuées à la main par des fonctions support peuvent être rationalisées, ce qui permet ainsi de réaffecter les ressources humaines sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ce postulat se vérifie également dans le cas des ordres d’avocats, dont certains ont vu leurs membres croître significativement ces dernières années. Dans ce contexte, il est souvent difficile pour les équipes de faire face à cette nouvelle charge de travail en parallèle de l’augmentation du périmètre des missions (contrôle des SEL, LCB-FT, etc.). Les finances de l’Ordre ne permettant pas toujours de procéder à des recrutements supplémentaires, l’adoption d’une solution de gestion intégrée peut alors s’avérer salutaire.

En digitalisant un certain nombre de tâches à faible valeur ajoutée (communications, relances, appels) et en proposant des services en ligne aux avocats (publication des rôles, suivi de la formation, paiement des cotisations en ligne, etc.), cette approche permet de limiter les sollicitations des collaborateurs de l’ordre, améliorant également leur qualité de vie au travail.

L’adoption d’une solution de gestion intégrée va enfin permettre de réduire certains postes annexes, tels que les affranchissements, ou encore les licences et dépenses informatiques redondantes (hébergement serveur, site, solution de mailing, etc.).

Disposer d’une visibilité sur les engagements à moyen terme

Pour assurer une gestion financière efficace, le responsable budget a besoin d’une vue claire sur les engagements financiers à moyen terme de l’ordre. Cela comprend non seulement les dépenses prévues, mais aussi les obligations financières à venir telles que les paiements de contrats pluriannuels, les investissements à long terme, ou les remboursements de prêts.

En digitalisant certains des processus clés de l’ordre particulièrement chronophages tels que le suivi de la formation continue, les cotisations ou la gestion du tableau, il est possible de gagner en prévisibilité sur les recrutements, l’équipement ou les frais annexes, et d’éviter ainsi les pics de charges et les dépenses non budgétées.

Pour que ce changement soit réellement bénéfique pour l’ordre, il est essentiel que la solution retenue propose un modèle économique simple et sans coûts cachés. C’est par exemple le cas de la solution DigiBarre, qui n’impose aucun frais de formation ni souscription à des services tiers (licences tierces, centre d’appel…), ce qui est source d’une réelle économie budgétaire.

Pour en savoir plus sur la solution DigiBarre ou réserver une démo, n’hésitez pas à nous contacter.

L’application au service des avocats et des collaborateurs du Barreau.